Управление корпоративным контентом

Управление корпоративным контентом (ECM ) расширяет концепцию управления контентом, добавляя временную линию для каждого элемента контента и, возможно, применяя процессы для их создания, утверждения и распространения. Системы, реализующие ECM, обычно предоставляют безопасное хранилище для управляемых элементов, будь то аналоговые или цифровые, которые индексируют их. Они также включают один или несколько методов импорта контента для управления новыми элементами и несколько методов представления, чтобы сделать элементы доступными для использования.

Хотя возможно, что контент в ECM защищен DRM, он не требуется.

Ключевая особенность ECM, которая отличает его от" простого " управления контентом, заключается в том, что ECM, по крайней мере, осведомлен о процессах и процедурах предприятия, для которого он создан, и как таковой является особенным для него.

Определение

Конец 2005 года

   Управление корпоративным контентом-это технология, используемая для сбора, управления, хранения, сохранения и доставки контента и документов, связанных с организационными процессами.

Начало 2006 года

   Управление корпоративным контентом-это технология, используемая для сбора, управления, хранения, сохранения и доставки контента и документов, связанных с организационными процессами.
   Инструменты и стратегии ECM позволяют управлять неструктурированной информацией организации, где бы она ни существовала.

Начало 2008 года

   Управление корпоративным контентом (ECM) - это стратегии , методы и инструменты, используемые для сбора, управления, хранения, сохранения и доставки контента и документов, связанных с организационными процессами. Инструменты и стратегии ECM позволяют управлять неструктурированной информацией организации, где бы она ни существовала.

Начало 2010 года

   Управление корпоративным контентом (ECM) - это стратегии, методы и инструменты, используемые для сбора, управления, хранения, сохранения и доставки контента и документов, связанных с организационными процессами. ECM охватывает управление информацией во всей сфере деятельности предприятия независимо от того, представлена ли эта информация в виде бумажного документа, электронного файла, потока печати базы данных или даже электронной почты.

Март 2017

   AIIM отказался от термина ECM в пользу более всеобъемлющего термина Intelligent Information Management (IIM). IIM определяется как стратегии, методы и инструменты, используемые для создания, захвата, автоматизации, доставки, защиты и анализа контента и документов, связанных с организационными процессами. IIM относится к управлению контентом и данными, а не только к самому контенту.

Последнее определение охватывает области, которые традиционно рассматривались в системах управления записями и документооборотом. Это также подразумевает преобразование данных между различными цифровыми и традиционными формами, включая бумагу и микрофильмы.

ECM в качестве зонтичного термина охватывает Управление документами , управление веб-контентом, поиск, сотрудничество , управление записями, управление цифровыми активами (DAM), управление рабочими процессами, захват и сканирование . ECM в первую очередь нацелен при управлении жизненным циклом информации от первоначальной публикации или создания до архивирования и последующего удаления. Приложения ECM доставляются в четырех направлениях:

• локальное программное обеспечение (установленное в собственной сети организации)
• программное обеспечение как услуга (SaaS) (веб-доступ к информации, хранящейся в системе производителя программного обеспечения)
• гибрид, состоящий из локальных компонентов и компонентов SaaS
• Инфраструктура как услуга (IaaS) (который относится к онлайн-сервисам, которые абстрагируют пользователя от деталей инфраструктуры как физические вычислительные ресурсы, местоположение, разделение данных, масштабирование, безопасность, резервное копирование и т.д.)

ECM стремится упростить управление корпоративной информацией путем упрощения хранения, безопасности, контроля версий, маршрутизации процессов и хранения. преимущества для организации включают улучшенную эффективность, лучший контроль и уменьшенные затраты. Например, многие банки перешли на хранение копий старых чеков в системах ECM ( ECMSs) в отличие от более старого метода хранения физических чеков на крупных складах бумаги. Согласно старой системе, запрос клиента на копию чека может занять несколько недель, так как сотрудники банка должны были связаться со складом, где должны были быть расположены правильные коробка, файл и чек. Затем чек нужно было вытащить, сделать копию и отправить по почте в банк, где он, наконец, будет отправлен клиенту. При наличии подходящей системы ECM банковский служащий может просто запросить у системы номер счета клиента и номер запрошенного чека. Когда изображение чека появляется на экране, банк может отправить копию немедленно клиенту, как правило, в то время как клиент все еще находится на телефоне.

Область действия

Управление корпоративным контентом как форма управления контентом сочетает в себе сбор, поиск и сетевое взаимодействие документов с цифровым архивированием , управлением документами и рабочим процессом . В частности, речь идет об особых проблемах, связанных с использованием и сохранением внутренней, зачастую неструктурированной информации компании во всех ее формах. Поэтому большинство решений ECM сосредоточены на системах бизнес-сотрудник (B2E).

По мере развития решений ECM появились новые компоненты. Например, по мере возврата и возврата контента каждое использование генерирует новые метаданные о контенте, в некоторой степени автоматически; информация о том, как и когда люди используют контент, может позволить системе постепенно приобретать новые пути фильтрации, маршрутизации и поиска , корпоративные таксономии и семантические сети, а также решения о правилах хранения. Электронная почта и мгновенные сообщения все чаще используются в процессах принятия решений; ECM может предоставлять доступ к данным об этих сообщениях, которые могут использоваться [ кем?] в бизнес-решениях.

Решения могут предоставлять интранет-услуги сотрудникам (B2E), а также могут включать в себя корпоративные порталы для бизнес-бизнеса (B2B), бизнес-правительству (B2G), правительство-бизнес (G2B) или другие деловые отношения. Эта категория включает большинство прежних решений для управления документами и рабочими процессами, которые еще полностью преобразовали свою архитектуру в ECM, но предоставляют веб-интерфейс. Управление цифровыми активами-это форма ECM, связанная с контентом, хранящимся с использованием цифровых технологий.

История

Технологии, которые включают ECM с 2016 , происходят из систем электронного документооборота (EDM) конца 1980-х и начала 1990-х годов. Первоначальные продукты EDMS были автономными продуктами, обеспечивающими функциональность в одной из четырех областей: визуализация , рабочий процесс, Управление документами или ERM (см. компоненты ниже).

Типичный ранний усыновитель EDMS развернул мелкомасштабную систему визуализации и рабочего процесса, возможно, только в одном отделе, чтобы улучшить бумажно-интенсивный процесс и перейти к мифическому безбумажному офису. Первые автономные технологии EDMS направлены на экономию времени или улучшение доступа к информации за счет сокращения обработки бумаги и хранения бумаги, тем самым уменьшая потери документов и обеспечивая более быстрый доступ к информации. EDM может обеспечить онлайн-доступ к информации, ранее доступной только на бумаге, микрофильмах или микрофишах. Улучшая контроль над документами и документоориентированными процессами, СЭД оптимизировала трудоемкую бизнес-практику. Журнал аудита, созданный EDMS, повысил безопасность документов и предоставил показатели для измерения производительности и определения эффективности.

Through the late 1990s, the EDMS industry continued to grow steadily.[citation needed]

По мере того, как все больше организаций достигали "карманов" производительности с помощью этих технологий, стало ясно, что различные категории продуктов EDMS дополняют друг друга. Организации все чаще хотели использовать несколько продуктов EDMS. Рассмотрим, например, отдел обслуживания клиентов, где образы, Управление документами и рабочий процесс могут объединяться, чтобы агенты могли лучше разрешать запросы клиентов. Аналогичным образом, бухгалтерия может получить доступ к накладным поставщиков из системы ERM, заказам на покупку из системы формирования изображений и контрактам из системы управления документами в рамках рабочего процесса утверждения. Поскольку организации установили присутствие в Интернете, они хотели представить информацию через Интернет, что требовало управления веб-контентом. Организации, которые автоматизировали отдельные отделы, теперь начали получать более широкие выгоды от более широкого развертывания. Многие документы в нескольких отделах и влияют на несколько процессов.

Движение к интегрированным системам EDM просто отразило общую тенденцию в индустрии програмного обеспечения: продолжающийся внедрение точечных систем в более всесторонние системы. Например, до начала 1990-х годов текстовые процессоры, электронные таблицы и программные продукты для презентаций были самостоятельными продуктами. После этого рынок сместился в сторону интеграции.

Ранние лидеры уже предложили несколько автономных технологий EDMS. Первый этап состоял в том, чтобы предложить несколько систем как единый, упакованный "набор", практически без функциональной интеграции. На протяжении 1990-х годов интеграция росла. начиная приблизительно с 2001, промышленность начала использовать термин управление корпоративным контентом, чтобы обратиться к этим интегрированным системам.

В 2006 году Microsoft (с ее семейством продуктов SharePoint) и Oracle Corporation (с Oracle Content Management ) также вошли в сегмент рынка ECM начального уровня "value".[3][4]

Продукты ECM с открытым исходным кодом также доступны.

Государственные стандарты , включая HIPAA , SAS 70 , BS 7799 и ISO/IEC 27001, влияют на развитие и развертывание ECM. Соответствие стандартам может сделать аутсорсинг сертифицированным поставщикам услуг жизнеспособной альтернативой внутреннему развертыванию ECM.[оригинальное исследование?]

С 2016 организации могут развернуть единую гибкую систему ECM для управления информацией во всех функциональных отделах, включая обслуживание клиентов, Бухгалтерский учет, человеческие ресурсы и т.д.

Драйверы усыновления

Существует множество факторов, побуждающих предприятия к принятию решения ECM, таких как необходимость повышения эффективности, улучшения контроля информации и снижения общих затрат на управление информацией для предприятия. Приложения ECM упрощают доступ к записям с помощью ключевых слов и полнотекстового поиска, позволяя сотрудникам получать необходимую информацию непосредственно со своих рабочих столов за считанные секунды, а не искать несколько приложений или копаться в бумажных записях.

Эти системы управления могут улучшить контроль записей, чтобы помочь предприятиям соблюдать государственные и отраслевые правила, такие как HIPAA, Sarbanes-Oxley, PCI DSS и федеральные правила гражданского процесса. Функции безопасности, включая пользовательские, функциональные и даже специфические для записи Параметры безопасности, защищают ваши наиболее конфиденциальные данные. Фактически, даже информация, содержащаяся в конкретном документе, может быть замаскирована с помощью функций редактирования, поэтому остальная часть документа может быть совместно использована без ущерба для индивидуальных идентификационных данных или ключевых данных. Каждое действие, предпринятое в рамках системы, отслеживается и отчитывается в целях аудита для широкого спектра правил.

Системы ECM могут сократить потребности в хранении, бумаге и почтовой рассылке, сделать сотрудников более эффективными и привести к лучшим, более информированным решениям на предприятии—все это снижает накладные расходы на управление информацией. Услуги SaaS ECM могут преобразовать дорогостоящие капитальные затраты на серверы и сетевое оборудование в ежемесячные операционные расходы, а также сократить ИТ-ресурсы, необходимые для управления корпоративными записями. ==Характеристики

Управление контентом включает ECM, управление веб-контентом (WCM), синдикацию контента и управление медиа-активами. Управление корпоративным контентом не является закрытым системным решением или отдельной категорией продуктов. Таким образом, наряду с технологиями, связанными с документами или управлением жизненным циклом документов, ECM является лишь одним из возможных универсальных терминов для широкого круга технологий и поставщиков.

Содержание и структура сегодняшнего ориентированного вовне веб-портала станет платформой для завтрашней внутренней информационной системы. В своей статье в Computerwoche [5] Ульрих Кампффмейер дистиллировал ECM до трех ключевых идей, которые отличают такие решения от управления веб-контентом:

Управление корпоративным контентом как интегративное промежуточное ПО

• ECM используется для преодоления ограничений прежних вертикальных приложений и островных архитектур. Пользователь в основном не знает об использовании решения ECM. ECM предлагает необходимую инфраструктуру для нового мира веб-ИТ, который становится своего рода третьей платформой наряду с обычными хостинговыми и клиент-серверными системами. Поэтому EAI (интеграция корпоративных приложений ) и SOA ( сервис-ориентированная архитектура) будут играть важную роль в реализации и использовании ECM.

Компоненты управления корпоративным контентом как независимые службы

• ECM используется для управления информацией без учета источника или требуемого использования. Функциональность предоставляется как сервис, который может быть использован из всех видов приложений. Преимущество концепции обслуживания заключается в том, что для любой заданной функциональности доступна только одна общая служба, что позволяет избежать избыточности, дороговизны и сложности обслуживания параллельных функций. Поэтому стандарты интерфейсов, соединяющих различные сервисы, будут играть важную роль в реализации ECM.

Управление корпоративным контентом как единое хранилище для всех типов информации

• ECM используется как хранилище контента (как хранилище данных, так и хранилище документов), которое объединяет информацию о компании в репозитории с единой структурой. Устранены дорогостоящие избыточности и связанные с ними проблемы с согласованностью информации. Все приложения доставляют свое содержимое в единый репозиторий, который, в свою очередь, предоставляет необходимую информацию всем приложениям. Поэтому интеграция контента и ILM ( Information Lifecycle Management ) будут играть важную роль в реализации и использовании ECM.

• Корпоративное управление контентом работает правильно, когда оно эффективно "невидимо" для пользователей. Технологии ECM-это инфраструктуры, которые поддерживают специализированные приложения в качестве подчиненных служб.

• Таким образом, ECM представляет собой набор компонентов инфраструктуры, которые вписываются в многоуровневую модель и включают в себя все связанные с документами технологии (DRT) для совместной обработки, доставки и управления структурированными данными и неструктурированной информацией. Таким образом, управление корпоративным контентом является одним из необходимых базовых компонентов всеобъемлющей области электронных бизнес-приложений. ECM также устанавливает вне для того чтобы управлять всей информацией WCM и покрывает архивировать потребности как всеобщий репозитарий.

Компоненты

ECM объединяет компоненты, которые также могут быть использованы в качестве автономных систем без включения в общеорганизационную систему.

Пять компонентов и технологий ECM были впервые определены AIIM как захват , управление , хранение , сохранение и доставка .

Захват

Захват включает преобразование информации из бумажных документов в электронный формат посредством сканирования. Capture также используется для сбора электронных файлов и информации в согласованную структуру управления. Технологии захвата также включают создание метаданных (значений индекса), которые описывают характеристики документа для легкого местоположения посредством технологии поиска. Например, медицинская карта может включать идентификатор пациента, имя пациента, дату посещения и процедуру в качестве индексных значений, чтобы медицинский персонал мог легко найти диаграмму.

Ранее системы автоматизации документооборота фотографировали документы для хранения на микрофильмах или микрофишах . Оптические сканеры теперь делают цифровые копии бумажных документов. Документы уже в цифровом виде могут быть скопированы или связаны, если они уже доступны в интернете.

Автоматический или полуавтоматический захват может использовать EDI или XML-документы, бизнес-приложения и ERP-приложения или существующие специализированные прикладные системы в качестве источников.

Технологии распознавания

Для извлечения информации из отсканированных документов и цифровых факсов могут использоваться различные технологии распознавания , в том числе:

Оптическое распознавание символов (OCR)

• Преобразует изображения текста набора в буквенно-цифровые символы

распознавание символов отпечатка руки (HCR)

• Преобразует изображения рукописного текста в алфавитно-цифровые символы. Дает лучшие результаты для короткого текста в фиксированных местоположениях, чем для текста свободной формы.

Интеллектуальное распознавание символов (ICR)

• Расширяет возможности OCR и HCR для использования сравнения, логических подключений и проверки списков ссылок и существующих основных данных для улучшения распознавания. Например, в форме, в которой сложен столбец чисел, точность распознавания можно проверить, добавив распознанные числа и сравнив их с суммой, записанной в исходной форме.

Оптическое распознавание меток (OMR)

• Считывает специальные метки, такие как флажки или точки, в предопределенных полях.

Распознавание штрих-кодов

• Расшифровывает кодировки индустриального стандарта продукта и других коммерчески данных.

Очистка изображения

Функции очистки изображения включают вращение, выпрямление, регулировку цвета, транспонирование, масштабирование, выравнивание, разделение страниц, аннотации и удаление пятен.

Обработка форм

В forms capture существует две группы технологий, хотя информационное содержание и характер документов могут быть идентичными. Обработка форм-это захват печатных форм посредством сканирования; технологии распознавания часто используются здесь, поскольку хорошо разработанные формы позволяют в значительной степени автоматическую обработку. Автоматическая обработка может использоваться для захвата электронных форм, таких как представленные через веб-страницы, пока макет, структура, логика и содержимое известны системе захвата.

Холодный

Выход компьютера на лазерный диск (холодный) записывает отчеты и другие документы на оптические диски или любую цифровую память для постоянного управления системами ECM. Другой термин для этого-управление отчетами предприятия (ERM). Первоначально технология работала только с лазерными дисками; название не было изменено после того, как другие технологии вытеснили лазерный диск.

Агрегация

Агрегация объединяет документы из разных приложений. Цель-унификация данных из разных источников, передача их в системы хранения и обработки в единой структуре и формате.

Индексирование компонентов

Индексирование улучшает поиск и предоставляет альтернативные способы организации информации.

Ручное индексирование назначает индексные атрибуты базы данных содержимому вручную, обычно используемые базой данных компонента "управление" для администрирования и доступа. Ручное индексирование может использовать схемы ввода для ограничения информации, которая может быть введена; например, маски ввода могут использовать программную логику для ограничения ввода на основе другой информации, известной о документе.

Как автоматическое, так и ручное индексирование атрибутов можно упростить и улучшить с помощью предустановленных профилей проектирования ввода-вывода; они могут описывать классы документов, ограничивающие количество возможных значений индекса, или автоматически назначать определенные критерии.

Автоматические программы классификации могут извлекать индекс, категорию и передавать данные автономно. Автоматическая классификация или категоризация, основанная на информации, содержащейся в электронных информационных объектах, может оценивать информацию на основе предопределенных критериев или в процессе самообучения. Этот метод можно использовать с преобразованными OCR факсами, офисными файлами или выходными файлами.

Управление

Категория управление включает пять традиционных областей применения:

• 1 Управление документами (DM)
• 2 Сотрудничество (или программное обеспечение для совместной работы, a.к. а. групповое по)
• 3 Управление веб-контентом (включая веб-порталы)
• 4 Делопроизводство
• 5 Управление рабочими процессами и бизнес-процессами (BPM)

Категория управление соединяет другие компоненты, которые можно использовать в комбинации или по отдельности. Управление документами, управление веб-контентом, совместная работа, рабочий процесс и управление бизнес-процессами относятся к динамической части жизненного цикла информации. Управление документооборотом сосредоточено на управлении завершенными документами в соответствии с политикой организации в области хранения документов, которая, в свою очередь, должна соответствовать правительственным мандатам и отраслевой практике.

Все компоненты управления включают базы данных и системы авторизации доступа. Компоненты управления предлагаются индивидуально или интегрированы как комплекты. Во многих случаях они уже включают компоненты "хранилища".

Управление документами

Главная статья: система управления документами

Управление документами в этом контексте относится к системам управления документами в узком смысле управления документами от создания до архивирования. Управление документами включает в себя такие функции, как:

Check in/check out

   For checking stored information for consistency

Управление версиями

• Отслеживание различных версий одной и той же информации с помощью изменений и представлений (одна и та же информация в другом формате)

Поиск и навигация

• Для поиска информации и связанных с ней контекстов

Организация документов

• В таких структурах, как файлы, папки и обзоры

Однако Управление документами все чаще перекрывается с другими компонентами "Управление", приложениями office, такими как Microsoft Outlook и Exchange или Lotus Notes и Domino, а также "библиотечными службами" для администрирования хранения информации.

Сотрудничество

Компоненты совместной работы в системе ECM помогают пользователям работать друг с другом для разработки и обработки контента. Многие из этих компонентов были разработаны на основе пакетов программного обеспечения для совместной работы или группового программного обеспечения; системы совместной работы ECM идут гораздо дальше и включают элементы управления знаниями .

Системы ECM облегчают совместную работу, используя информационные базы данных и методы обработки, предназначенные для одновременного использования несколькими пользователями, даже если эти пользователи работают над одним и тем же элементом контента. Они используют знания, основанные на навыках, ресурсах и справочных данных, для совместной обработки информации. Компоненты администрирования, такие как виртуальные доски для мозгового штурма, планирование встреч и системы управления проектами, коммуникационные приложения, такие как видеоконференции и т. д., могут быть включены.

Совместный ECM может также интегрировать информацию из других приложений, позволяя совместную обработку информации.

Управление веб

Область управления корпоративным контентом объединяет системы управления веб-контентом . Компонент WCM as ECM используется для представления информации, уже существующей и управляемой в репозитории ECM.[8] однако информация, представленная через веб—технологии—в Интернете , экстранете или на портале-использует рабочий процесс, контроль доступа, управление версиями, доставку и авторизацию модулей WCM вместо интегрированной функциональности ECM. Есть только несколько примеров успешных реализаций, когда совместно используемым хранилищем документов и веб-контента управляют вместе.

Управление записями (управление файлами и архивами)

В отличие от традиционных электронных архивных систем, управление записями относится к чистому администрированию записей, важной информации и данных, которые компании должны архивировать. Управление записями не зависит от носителей информации; управляемая информация не обязательно должна храниться в электронном виде, но также может храниться на традиционных физических носителях. Некоторые из функций управления записями:

• Визуализация файловых планов и других структурированных индексов для упорядоченного хранения информации
• Однозначное индексирование информации, поддерживаемое тезаурусами или управляемыми списками слов
• Управление расписаниями хранения и удаления записей
• Защита информации в соответствии с ее характеристиками, иногда вплоть до отдельных компонентов содержания в документах
• Использование международных, отраслевых или общекорпоративных стандартизированных метаданных для однозначной идентификации и описания хранимой информации

Рабочий процесс / управление бизнес-процессами

Управление рабочими процессами и бизнес-процессами существенно различаются.

Рабочий

Существуют различные типы рабочих процессов: производственный рабочий процесс использует предопределенные последовательности для управления и управления процессами , тогда как в нерегламентированном рабочем процессе пользователь определяет последовательность процессов "на лету".

Рабочий процесс может быть реализован как решения рабочего процесса, с которыми взаимодействуют пользователи , или как механизмы рабочего процесса, которые действуют как фоновая служба, ====управляющая информацией и потоком данных.====

Управление рабочим процессом включает в себя следующие функции:

• Визуализация процессов и организационных структур
• Сбор, администрирование, визуализация и доставка сгруппированной информации с соответствующими документами или данными
• Включение средств обработки данных (таких как конкретные приложения) и документов (таких как офисные продукты)
• Параллельная и последовательная обработка процедур, включая одновременное сохранение
• Напоминания, сроки, делегирование и другие функции администрирования
• Мониторинг и документирование состояния процесса, маршрутизации и результатов
• Инструменты для проектирования и отображения процесса

Цель состоит в том, чтобы максимально автоматизировать процессы путем включения всех необходимых ресурсов. Управление бизнес-процессами

Определение, цитируемое AIIM: BPM-это способ просмотра и контроля процессов, которые присутствуют в организации. Это эффективная методология для использования во время кризиса, чтобы убедиться, что процессы являются эффективными и действенными, поскольку это приведет к лучшей и более экономичной организации. Управление бизнес-процессами (BPM) идет на шаг дальше, чем workflow. Хотя слова часто используются взаимозаменяемо, BPM стремится полностью интегрировать все затронутые приложения в пределах предприятия, контролируя процессы и собирая всю необходимую информацию. Среди функций BPM являются:

BPM предлагает полную функциональность рабочего процесса, обеспечивая мониторинг процессов и данных на уровне сервера. Интеграция корпоративных приложений используется для связывания различных приложений. Бизнес-аналитика со структурами правил интегрирует хранилища информации и предоставляет утилиты, помогающие пользователям в их работе.

Хранить

Храните компоненты временно храните информацию, которая не требуется, нежелательна или готова к длительному хранению или сохранению. Даже если компонент хранилища использует носители, подходящие для долговременного архивирования, "хранилище" по-прежнему отделено от "сохранить"."

Компоненты хранилища можно разделить на три категории: хранилища как хранилища, библиотечные службы как компоненты администрирования для хранилищ и технологии хранения . Эти компоненты инфраструктуры иногда хранятся на уровне операционной системы (например, файловой системы), а также включают технологии безопасности, которые работают в тандеме с компонентами "доставки". Однако технологии безопасности, включая контроль доступа, являются приоритетными компонентами решения ECM.

Репозитории

Различные виды репозиториев ECM могут использоваться в комбинации. Среди возможных видов:

Файловая система

• Файловые системы используются в основном для временного хранения, в качестве входных и выходных кэшей. Цель ECM состоит в том, чтобы уменьшить нагрузку на файловую систему и сделать информацию общедоступной с помощью технологий управления, хранения и сохранения.

Система управления контентом

• Это реальная система хранения и хранения контента, которая может быть базой данных или специализированной системой хранения.

База данных

• Базы данных управляют информацией о доступе, но также могут использоваться для непосредственного хранения документов, контента или медиа-ресурсов.

Хранилище данных

• Это сложные системы хранения, основанные на базах данных, которые ссылаются или предоставляют информацию из всех видов источников. Их можно также конструировать с глобальными функциями, как пакгаузы документа или информации.

Библиотечные услуги

Библиотечные службы-это административные компоненты системы ECM, которые обрабатывают доступ к информации. Библиотечная служба отвечает за прием и хранение информации из компонентов захвата и управления. Он также управляет хранилищами в динамическом хранилище, фактическом "хранилище" и в долгосрочном архиве сохранения. Место хранения определяется только характеристиками и классификацией информации. Библиотечный сервис работает совместно с базой данных Manage components для обеспечения необходимых функций поиска и поиска .

Хотя база данных не" знает " физическое местоположение хранимых объектов, библиотечная служба управляет оперативным хранением (прямой доступ к данным и документам), вторичных систем хранения данных (сведения и документы на носителе, который можно получить быстро, но не сразу, например, данные на оптический диск, который присутствует в хранения системы стойки, но не в данный момент вставлен в привод, который может читать его), и в автономном режиме хранения (сведения и документы на носителе, который не быстро доступны, такие как данные, хранящиеся вне офиса).

Если система управления документооборотом не обеспечивает функциональность, библиотечная служба должна иметь управление версиями для контроля состояния информации и регистрацию заезда/отъезда для контролируемого предоставления информации.

Библиотечная служба создает журналы использования и редактирования информации, называемые "аудиторским журналом"."

Технологии хранения

Для хранения информации может использоваться широкий спектр технологий в зависимости от области применения и системной среды:

Магнитные онлайн-носители

( Жесткие диски, обычно сконфигурированные как RAID-системы, могут быть локально подключены, являются частью сети хранения данных (SAN) или подключены с другого сервера ( Network-attached storage).

Магнитная лента

• Хранение данных магнитной ленты, в форме автоматизированных блоков памяти вызванных архивами ленты, использует робототехнику для того чтобы обеспечить близкое хранение. Для резервного копирования можно использовать автономные ленточные накопители, но не оперативный доступ.

Цифровой оптический носитель

• Помимо обычных компакт-дисков и DVD оптических носителей в однократной или перезаписываемой форме, системы хранения могут использовать другие специализированные оптические форматы, такие как магнитооптические накопители для хранения и распространения данных. Оптические музыкальные автоматы могут быть использованы для ближнего хранения. Оптические носители в музыкальных автоматах можно удалять, переводя их из ближнего в автономное хранилище.

Облачные вычисления

• Данные могут храниться на удаленных серверах облачных вычислений, доступ к которым осуществляется через Интернет.

Сохранить

Сохранение включает в себя долгосрочное, безопасное хранение и резервное копирование статической, неизменной информации. Сохранение, как правило, осуществляется с помощью функций управления записями системы ECM, и многие из них предназначены, чтобы помочь компаниям соблюдать государственные и отраслевые правила.

В конце концов, контент перестает меняться и становится статичным. Компоненты сохранения ECM обрабатывают долгосрочное, безопасное хранение и резервное копирование статической информации, а также временное хранение информации, которая не нуждается в архивировании. Электронная архивация , связанная с этим концепция, имеет значительно более широкие функциональные возможности, чем компоненты ECM Preserve. Системы электронного архивирования обычно состоят из комбинации программного обеспечения администрирования, такого как управление записями, управление отображением или документами, библиотечные службы или системы поиска информации и подсистемы хранения.

Другие формы носителей также подходят для долгосрочного архивирования. Если желание просто обеспечить доступ к информации в будущем, микрофильм все еще жизнеспособен; в отличие от многих цифровых записей, микрофильм читается без доступа к специализированному программному обеспечению, которое его создало. Гибридные системы объединяют микрофильмы с электронными носителями и доступом к базам данных.

Системы долговременного хранения данных требуют своевременного планирования и регулярного выполнения миграций данных, с тем чтобы обеспечить доступность информации в меняющемся техническом ландшафте. По мере того как технологии хранения выходят из употребления, информация должна переходить на новые формы хранения, чтобы сохраненная информация оставалась доступной с использованием современных систем. Например, данные, хранящиеся на дискетах становится практически непригодным, если дисководы гибких дисков больше не доступны; перенос данных, хранящихся на дискетах, на компакт-диски сохраняет не только данные, но и возможность доступа к ним. Этот процесс называется непрерывной миграцией .

Компоненты сохранения содержат специальные средства просмотра, средства преобразования и миграции, а также носители данных длительного хранения: ===Долгосрочные носители информации

Червячный оптический диск

• Запись один раз читать много (червь) вращающихся цифровых оптических носителей, в том числе 5,25 дюйма (13,3 см) или 3,5 дюйма (8,9 см) червь диск в защитном рукаве, а также CD-R и DVD-R . Методы записи различаются для этих носителей, которые хранятся в музыкальных автоматах для онлайн и автоматизированного доступа к ближней линии.

Червячная лента

• Магнитные ленты используемые в специальных приводах, которые могут быть как безопасны как оптически запись-раз, средства массовой информации читани-много если использовано правильно с специально обеспеченными лентами.

Червячный жесткий диск

• Хранение магнитного диска с специальным предохранением от програмного обеспечения против перезаписи, стирания, и редактировать; поставляет обеспеченность подобную к оптически средству записи-раз, read-many. Эта категория включает хранилище с адресом содержимого .

Сеть хранения данных

Сети хранения данных, такие как сетевые сети хранения и хранения данных, могут использоваться, если они отвечают требованиям аудита защиты от редактирования с неизменяемым хранилищем и защитой от манипуляций и стирания.

Микроформа

• Микроформы, такие как микрофильмы, микрофиши и карты диафрагмы, могут использоваться для резервного копирования информации, которая больше не используется и не требует машинной обработки. Он обычно используется только для двойной защиты первоначально электронной информации.

Бумага

• Бумага по-прежнему используется в качестве долговременного носителя информации, поскольку она не требует миграции и может быть прочитана без каких-либо технических средств. Однако в системах ECM он используется только для двойной защиты первоначально электронной информации.

Долгосрочные стратегии сохранения

Для обеспечения долгосрочной доступности информации в электронных архивах используются различные стратегии.

Непрерывная миграция приложений, индексных данных, метаданных и объектов из старых систем в новые создает много работы, но обеспечивает доступность и удобство использования информации. Во время этого процесса информация, которая больше не актуальна, может быть удалена. Технологии преобразования используются для обновления формата хранимой информации, где это необходимо.

Эмуляция старого программного обеспечения позволяет пользователям запускать и получать доступ к исходным данным и объектам. Специальная программа просмотра может идентифицировать формат сохраненных объектов и отображать их в новой программной среде.

Стандарты для интерфейсов, метаданных, структур данных и форматов объектов важны для обеспечения доступности информации.

Доставить

The deliver компоненты ECM представляют информацию из компонентов управления, хранения и сохранения. Модель компонентов AIIM для ECM основана на функциях и не налагает строгую иерархию; компоненты доставки могут содержать функции, используемые для ввода информации в другие системы (например, передача информации на переносные носители или создание форматированных выходных файлов); или для подготовки информации, например, путем преобразования ее формата или сжатия, для "хранения" и "сохранения" компонентов. Функциональность категории поставки также известна как "выход"; технологии в этой категории часто называют управление выпуском продукции .

Компоненты Deliver делятся на три группы: технологии трансформации , технологии безопасности и дистрибуция . Преобразование и безопасность, как службы, являются промежуточным программным обеспечением и должны быть одинаково доступны для всех компонентов ECM. Для выходных данных первостепенное значение имеют две функции: компоновка и дизайн , инструменты для компоновки и форматирования выходных данных и публикация, приложения для представления информации для распространения и публикации.

Короче говоря, ECM delivery предоставляет информацию пользователям. На первый план выходят безопасное распространение, совместная работа и контроль версий. В некоторых случаях эти компоненты по-прежнему развертываются как автономные системы без включения в ОБЩЕОРГАНИЗАЦИОННУЮ систему ECM.

Технологии преобразования

Преобразования всегда должны контролироваться и отслеживаться. Это делается фоновыми службами, которые конечный пользователь обычно не видит. Среди технологий трансформации:

Выход компьютера к диску лазера (холодному)

• В отличие от его использования на этапе захвата, при использовании для доставки холод подготавливает выходные данные для распространения и передачи в архив. Типичными приложениями являются списки и форматированный вывод (например, индивидуальные письма клиентов). Эти технологии также включают журналы и журналы, созданные компонентами ECM. В отличие от большинства носителей изображений, холодные записи индексируются не в таблице базы данных, а по абсолютным позициям в самом документе (т. е. стр. 1, строка 82, позиция 12). В результате поля холодного индекса становятся недоступными для редактирования после отправки, если они не преобразованы в стандартную базу данных.

Персонализация

• Функции и выход можно подгонять к потребностям определенного потребителя.

XML (расширяемый язык разметки)

• Компьютерный язык, позволяющий описывать интерфейсы, структуры, метаданные и документы стандартизированным кросс-платформенным способом.

PDF (Portable Document Format)

• Кросс-платформенный формат печати и распространения. В отличие от форматов изображений , таких как TIFF, PDF-файлы разрешают поиск контента, добавление метаданных и внедрение электронных подписей. При генерации из электронных данных PDF-файлы не зависят от разрешения, что обеспечивает четкое воспроизведение в любом масштабе.

XPS (спецификация бумаги XML)

• Спецификация XML, разработанная корпорацией Майкрософт, описывающая форматы и правила распространения, архивирования, визуализации и обработки документов XPS.

Конвертеры и зрители

• Служит для переформатирования информации для создания единообразных форматов, а также для отображения и вывода информации из различных форматов.

Компрессия

• Используется для уменьшения объема памяти, необходимого для графической информации.

Синдикация

• Используется для представления контента в различных форматах, выборках и формах в контексте управления контентом. Синдикация позволяет использовать один и тот же контент несколько раз в разных формах для разных целей.

Технологии безопасности

Технологии безопасности доступны для всех компонентов ECM. Например, электронные подписи используются не только при отправке документов, но и при захвате данных путем сканирования, чтобы документировать полноту захвата. Инфраструктура открытых ключей является базовой технологией для электронных подписей. Он управляет ключами и сертификатами и проверяет подлинность подписей. Другие электронные подписи подтверждают личность отправителя и целостность отправленных данных, т. е. их полноту и неизменность.

В Европе существуют три формы электронных подписей различного качества и безопасности: простые, продвинутые и квалифицированные. В большинстве европейских государств квалифицированная электронная подпись юридически допустима в юридических документах и договорах.

Управление цифровыми правами и водяными знаками используются в синдицировании контента и управлении медиа-активами для управления и защиты прав интеллектуальной собственности и авторских прав. Управление цифровыми правами работает с такими методами, как электронные водяные знаки, которые интегрированы непосредственно в файл и направлены на защиту прав использования и защиту контента, который публикуется в Интернете.

Распределение

Все вышеперечисленные технологии служат для предоставления контента ECM пользователям различными маршрутами, контролируемым и ориентированным на пользователя образом. Это могут быть активные компоненты, такие как электронная почта, носители данных, заметки и пассивные публикации на веб-сайтах и порталах, где пользователи могут получить информацию самостоятельно. Возможные средства вывода и распространения включают:

• интернет
  • Экстрасети
  • Интрасети
  • Порталы электронного бизнеса
  • Порталы сотрудников
• Электронная почта
• Факс
• Передача данных по EDI, XML или другим форматам
• Мобильные устройства, такие как мобильные телефоны, КПК и другие
• Носители данных, такие как компакт-диски и DVD-диски
• Цифровое телевидение и другие мультимедийные услуги
• Бумага

Различные компоненты Deliver предоставляют информацию пользователям наилучшим образом для данного приложения, контролируя его использование, насколько это возможно.

Методы

Локальная

ECM был разработан как традиционное программное приложение, которое компании реализовали в своих корпоративных сетях. В этом сценарии каждая отдельная компания управляет и поддерживает как приложение ECM, так и сетевые устройства хранения данных. Много локальных систем ECM высоки подгоняны для индивидуальных организационных потребностей. Поскольку для захвата бумажных документов требуется использование физических сканирующих устройств, таких как сканеры или многофункциональные устройства, как правило, выполняются локально. Тем не менее, он может быть передан на аутсорсинг предприятиям, которые предоставляют услуги сканирования. Известные как сервисные Бюро, эти компании выполняют крупномасштабное сканирование и индексирование и возвращают электронные файлы организациям посредством веб-передачи или на компакт-дисках, DVD-дисках или других внешних устройствах хранения.

Программное обеспечение как услуга (SaaS)

SaaS ECM означает, что вместо развертывания программного обеспечения во внутренней сети пользователи получают доступ к приложению и своим данным в интернете. Он также известен как облачные вычисления, размещенные и по требованию. По мере развития технологий распространения SaaS предприятия могут получать те же функции и возможности настройки, что и локальные приложения ECM. Поставка SaaS позволяет компаниям быстрее начать использовать ECM, поскольку им не нужно приобретать оборудование или настраивать приложения, базы данных или серверы. Кроме того, организации обменивают капитальные затраты, связанные с приобретением оборудования и программного обеспечения, на ежемесячные операционные расходы и возможности хранения, которые автоматически растут в соответствии с ростом компании.

Гибрид

В некоторых сценариях компании считают, что гибрид, состоящий из SaaS и локального программного обеспечения, лучше всего подходит для их ситуации. Например, гибридные системы ECM используются для преодоления разрыва во время переездов компании или для упрощения обмена информацией после приобретения. Hybrid также используется, когда компании хотят управлять своими собственными ECM на месте, но также обеспечивают легкий веб-доступ к определенной информации для деловых партнеров или клиентов, использующих модель SaaS. Hybrid имеет наибольший смысл, когда две технологии предоставляются одним и тем же производителем, так что функции и интерфейсы точно совпадают.

Развитие рынка ECM

До 2003 года на ЕСМ рынке доминировали ряд средних независимых поставщиков, которые подразделяются на две категории: те, у кого возникла как документооборота компании (Laserfiche, Сарос, как Documentum, docStar, компания OpenText, БД, Технологии) и начали добавлять в управления другого предприятия Содержание, и тех, кто начал в качестве веб-контента, управление поставщиками (переплетенные, виньетка, Stellent) и начал пытаться разветвляться на управление другими типами контента, такими как бизнес-документы и богатые медиа. Более крупные поставщики, такие как IBM и Oracle, также имели предложения в этом пространстве, и доля рынка оставалась в значительной степени фрагментированной.

В 2002 Documentum добавила возможности сотрудничества с его приобретением eRoom, в то время как Interwoven и Vignette противостояли их соответствующим приобретениям iManage и Intraspect. Точно так же Documentum купил Bulldog для своих возможностей управления цифровыми активами (DAM), в то время как Interwoven и OpenText противостояли приобретениям MediaBin и Artesia . OpenText также приобрела европейские компании IXOS и Red Dot, чтобы укрепить свой портфель программного обеспечения. В октябре 2003 года корпорация EMC приобрела Documentum. Вскоре основные конкуренты EMC в пространстве баз данных ответили как IBM приобрели FileNet и Oracle приобрели Stellent в 2006 году. OpenText также приобрела Hummingbird Ltd. в 2006 году. Hewlett-Packard (HP) вошла в пространство ECM с приобретением австралийской компанией Tower Software в 2008 году. В марте 2009 года Autonomy приобрела Interwoven, в июле 2009 года OpenText приобрела Vignette, а в феврале 2011 года OpenText приобрела MetaStorm. Совсем недавно, OpenText приобрел Global 360 в июле 2011, и HP заключила соглашение о покупке автономии в августе 2011.

В апреле 2007 года независимая аналитическая компания CMS Watch отметила ,что"некоторые из крупнейших имен в этом бизнесе претерпевают существенные преобразования, которые приведут к изменению дорожных карт и наборов продуктов в течение следующих нескольких лет". Кроме того, в 2007 году появились варианты с открытым исходным кодом для ECM, поставляемые Nuxeo и Alfresco, а также предложение программного обеспечения как услуги от Spring CM.[12] В 2008 году Sense/Net выпустила Sense/Net 6.0, решение с открытым исходным кодом ECM и EPS.

Существует ряд компаний-разработчиков программного обеспечения, которые разработали приложения для дополнения ECM конкретными функциями и функциями. Существуют компании, предоставляющие сторонние средства просмотра документов и изображений, такие как LEAD Technologies, Microsoft и Accusoft . есть компании, которые предоставляют рабочие процессы, такие как Office Gemini, SpringCM и docAssist. Есть также несколько компаний, которые предоставляют плагины для ECMs.

По оценкам Gartner, в 2008 году рынок ECM стоил примерно 3,3 миллиарда долларов; ожидалось, что он будет расти со сложными годовыми темпами роста 9,5 процента в течение 2013 года. После множества консолидации промышленности, только три или четыре крупные компании остаются в этом пространстве, и отрасль в целом претерпевает значительные преобразования, как Microsoft commoditizes компонентов управления контентом

Согласно отчету Gartner за 2010 год, к 2008 году 75 процентов глобальных компаний 2000 года, скорее всего, будут иметь ориентированное на настольные компьютеры, ориентированное на процесс управление контентом, и ECM будет продолжать поглощать другие технологии, такие как управление цифровыми активами и управление электронной почтой. Gartner также прогнозирует дальнейшую консолидацию рынка, приобретение и разделение поставщиков на поставщиков платформ и решений. / > > Тот же отчет Gartner классифицирует системы управления корпоративным контентом на четыре основные категории: Во-первых, "решения для управления транзакционным контентом". Эти системы сосредотачиваются на изображении, захвате, управлении бизнес-процессами и рабочим процессом, управлении записями и соответствии, поиске и электронных формах. Примеры: OnBase от Hyland, программное обеспечение Lexmark Perceptive, Eclipse от docStar, студия записей WareITis Technologies. Другая категория - "управление социальным контентом". Как следует из названия, эти системы фокусируются на социальном веб-контенте, таком как Вики, блоги, видео, браузер или портал и т. д. Пример: На Свежем Воздухе.

Системы "онлайн-оптимизации каналов" в основном являются системами управления веб-контентом и цифровыми активами. Примеры: Автономия, WordPress. Четвертая категория - "управление контентом как инфраструктура". Это решения поставщиков, которые используются в качестве корпоративных платформ управления контентом со всеми основными функциональными возможностями других типов систем управления контентом, но основное внимание уделяется созданию решений поверх платформы. Примеры: IBM FileNet, Microsoft SharePoint, Alfresco, WareITis Technologies' Records Studio.

В знак растущего значения более простых облачных систем обмена файлами среди корпоративных клиентов аналитическая фирма Real Story Group начала включать таких игроков, как Box.net и WorkShare в своих оценках 2014 главных поставщиков ECM.

См. также

• Службы Интероперабельности Управления Контентом
• Система управления документами
• Интеграция корпоративного контента
• Управление выпуском продукции предприятия
• Управление информацией
• Информатика
• Список систем управления контентом
• Определение Открытого Интерфейса Сервиса Репозитория
• Система управления контентом

Библиография

• Fray, Майкл (2008). ECM-управление контентом предприятия (на датском языке). Дания: Forlaget Globe.
• Kampffmeyer, Ulrich (2006). Управление корпоративным контентом ECM (PDF). DMS EXPO 2006, Köln (на английском, французском и немецком языках). Hamburg: Project CONSULT